Planifier une salle de conférence IBX

Réservez gratuitement une salle de conférence dans une succursale Equinix IBX pour les réunions d'affaires. La disponibilité et la capacité des chambres varient selon l'emplacement IBX.

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Les politiques sur place sont sujettes à modification. Pour obtenir des informations complètes sur la politique, reportez-vous à nos politiques IBX mondiales .

Planifier une salle de conférence

1. Dans le menu commandes et billets du Portail clients , sélectionnez salle de conférence .

2. Sur l'écran salle de conférence, sous emplacement, sélectionnez le centre de données IBX dans lequel vous souhaitez organiser une réunion.

   Une fois que vous avez sélectionné un emplacement, l'écran affiche les détails de l'emplacement, y compris l'adresse, les heures d'ouverture et un lien vers une carte de la zone environnante.

3. Sous Détails de la salle de conférence , sélectionnez la date de votre réunion en utilisant le fuseau horaire local de IBX.

4. Cliquez sur Afficher toutes les chambres pour voir les chambres disponibles au IBX et la capacité de chaque chambre.

   Une chronologie de 24 heures montre les créneaux horaires disponibles ce jour-là. Les heures disponibles sont affichées en blanc ; les heures non disponibles sont affichées en gris. La capacité de la salle est indiquée sous la chronologie.

5. Dans la fenêtre disponibilité de la salle de conférence :

   • Sélectionnez une salle.

   • Dans la chronologie, cliquez sur le créneau horaire de votre réunion. L'heure sélectionnée s'affiche en bleu.

     conseil

     Pour augmenter ou diminuer votre temps réservé, utilisez votre souris pour saisir le bord de la zone ombrée bleue et faites-la glisser vers la gauche ou la droite. La durée de la réunion peut aller de 30 minutes à 2 heures.

   • Cliquez sur sélectionner.

6. Sous sélectionner un hôte, vous êtes l'hôte de la réunion par défaut. Vous pouvez également sélectionner un autre utilisateur comme hôte en recherchant son nom ou son adresse e-mail, ou en utilisant le répertoire des utilisateurs .

7. Sous participants, ajoutez tous les participants à la réunion, minimum = 1, maximum = capacité de la salle.

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   Tous les participants doivent présenter une pièce d'identité avec photo émise par le gouvernement pour entrer dans un IBX. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section entrée et sortie d'un IBX .

   • Pour rechercher un contact par nom ou adresse e-mail, utilisez l'BOX de recherche. Dans les résultats de la recherche, cliquez sur le nom de la personne pour l'ajouter à la liste des participants.

   • Pour obtenir des options de recherche/filtrage supplémentaires ou pour ajouter plusieurs utilisateurs, cliquez sur répertoire utilisateur . Ensuite, vous pouvez utiliser le BOX de recherche, trier les colonnes et/ou utiliser les filtres en haut. Cochez la case correspondant au(x) contact(s) choisi(s) et cliquez sur terminé.

     conseil

     Pour les contacts fréquemment utilisés, cliquez sur l'étoile en regard du nom. Vous pouvez ensuite utiliser le filtre Favoris pour trouver rapidement ces contacts.

   • Pour ajouter une personne ne disposant pas d'un compte du Portail clients (par exemple, un fournisseur), cliquez sur Ajouter un participant non répertorié . Ajoutez leurs coordonnées et cliquez sur Ajouter.

     info

     Assurez-vous d'inclure une adresse e-mail et/ou un numéro de téléphone portable précis pour le participant non inscrit. Ces informations sont utilisées pour envoyer un code QR unique au participant. Le participant utilisera le code QR pour l'enregistrement au IBX. Pour plus de détails, consultez Afficher votre code QR dans sécurité.

   conseil

   Pour chaque visiteur que vous avez ajouté, vous pouvez cliquer sur la flèche à côté de son nom pour afficher ses autorisations et l'état de son compte.

8. Sous informations supplémentaires et pièce jointe :

   • Utilisez Détails supplémentaires pour ajouter toute autre information que vous souhaitez communiquer au personnel de IBX, par exemple les zones spécifiques du IBX que vous souhaitez consulter.

     info

     Si vous prévoyez de prendre des photos ou des vidéos pendant la visite, vous devez d'abord demander l'autorisation. Indiquez votre objectif détaillé sous Détails supplémentaires . Equinix examinera votre demande.

   • Utilisez Upload File(s) pour ajouter des pièces jointes pertinentes à votre demande. Vos pièces jointes sont envoyées au personnel sur site de IBX.

     • Ajoutez jusqu'à 5 fichiers.
     • La taille maximale de chaque fichier est de 2 Mo.
     • Les fichiers peuvent être de l'un des formats suivants : bmp, jpg, jpeg, gif, png, tif, tiff, txt, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pps, ppsx, pdf, vsd et vsdx.

9. Saisissez les informations de référence client . De nombreuses entreprises disposent d'un système de billetterie interne pour suivre les problèmes ou les articles commandés auprès de Equinix. Ce champ permet de saisir vos informations de référence internes, telles que les numéros de bon de commande, les numéros de billet ou le texte descriptif.

   conseil

   Ces informations peuvent être recherchées sur l'écran historique des commandes et des tickets et apparaîtront également sur toutes les factures associées.

10. Sous Ajouter des informations de contact , vous êtes répertorié comme contact de commande et contact de notification. Vous pouvez éventuellement ajouter d'autres contacts de notification et/ou un contact technique.

    Remarque :

    • Le contact technique et le contact de notification peuvent être la même personne.
    • Vous pouvez sélectionner plusieurs contacts de notification, mais un seul contact technique.
    • Notification Les contacts reçoivent des notifications par courriel sur l'état (et le prix, le cas échéant) du ticket.
    • Les contacts techniques ne reçoivent pas de notifications de réservation ou d'achèvement.
    • Pour supprimer un contact de notification du ticket, cliquez sur l'Xicône.

11. Cliquez sur soumettre.

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Pour en savoir plus, consultez le guide de santé et sécurité de IBX et partagez cette information avec les autres visiteurs indiqués sur le billet.