Planification d'une  salle de conférence IBX

Réservez gratuitement une salle de conférence dans un site IBX d'Equinix pour vos réunions d'affaires. La disponibilité et la capacité des chambres varient selon l'emplacement IBX.

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Les politiques sur place sont sujettes à modification. Pour obtenir des informations complètes sur la politique, reportez-vous à nos politiques IBX mondiales .

Planifiez une salle de conférence

1. Dans le menu commandes et billets du Portail clients , sélectionnez salle de conférence.

2. Sur l'écran Conference Room, sous Location, sélectionnez le centre de données IBX où vous souhaitez organiser une réunion.

   Une fois que vous avez sélectionné un emplacement, l'écran affiche les détails de l'emplacement, y compris l'adresse municipale, les heures d'ouverture et un lien vers une carte de la région environnante.

3. Sous Conference Room Details, sélectionnez la date de votre réunion en utilisant le fuseau horaire local de l'IBX.

4. Cliquez Voir toutes les chambres pour voir les chambres disponibles à l'IBX, et la capacité de chaque chambre.

   Une chronologie de 24 heures montre les créneaux horaires disponibles ce jour-là. Les heures disponibles sont affichées en blanc ; les heures non disponibles sont affichées en gris. La capacité de la salle est indiquée sous la chronologie.

5. Dans la fenêtre disponibilité de la salle de conférence :

   • Sélectionner une salle

   • Dans la chronologie, cliquez sur le créneau horaire de votre réunion. L'heure sélectionnée s'affiche en bleu.

     conseil

     Pour augmenter ou diminuer votre temps réservé, utilisez votre souris pour saisir le bord de la zone ombrée bleue et faites-la glisser vers la gauche ou la droite. La durée de la réunion peut aller de 30 minutes à 2 heures.

   • Cliquez sur sélectionner.

6. Sous sélectionner un hôte, vous êtes l'hôte de la réunion par défaut. Vous pouvez éventuellement sélectionner un autre utilisateur comme hôte en recherchant son nom ou son adresse e-mail, ou en utilisant le répertoire utilisateur.

7. Sous participants, ajoutez tous les participants à la réunion, minimum = 1, maximum = capacité de la salle.

   info

   Tous les participants doivent présenter une pièce d'identité avec photo émise par le gouvernement pour entrer dans un IBX. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section entrée et sortie d'un IBX.

   • Pour rechercher un contact par nom ou adresse e-mail, utilisez la zone Rechercher. Dans les résultats de la recherche, cliquez sur le nom de la personne pour l'ajouter à la liste des participants.

   • Pour obtenir des options de recherche/filtrage supplémentaires ou pour ajouter plusieurs utilisateurs, cliquez sur répertoire utilisateur. Ensuite, vous pouvez utiliser la zone de recherche, trier les colonnes et/ou utiliser les filtres en haut. Cochez la case correspondant au(x) contact(s) choisi(s) et cliquez sur terminé.

     conseil

     Pour les contacts fréquemment utilisés, cliquez sur l'étoile en regard du nom. Ensuite, vous pouvez utiliser le filtre Favoris pour trouver rapidement ces contacts.

   • Pour ajouter une personne qui ne possède pas de compte du Portail clients (comme un fournisseur), cliquez sur Ajouter un participant non inscrit. Ajoutez leurs coordonnées et cliquez sur Ajouter.

     info

     Assurez-vous d'inclure une adresse e-mail et/ou un numéro de téléphone portable précis pour le participant non inscrit. Ces informations sont utilisées pour envoyer un code QR unique au participant. Le participant utilisera le code QR pour l'enregistrement à l'IBX. Pour plus de détails, consultez Afficher votre  code QR dans sécurité.

   conseil

   Pour chaque visiteur que vous avez ajouté, vous pouvez cliquer sur la flèche à côté de son nom pour afficher ses autorisations et l'état de son compte.

8. Sous informations supplémentaires et pièce jointe :

   • Utilisez Détails supplémentaires pour ajouter d'autres informations que vous souhaitez communiquer au personnel IBX, telles que les zones spécifiques de l'IBX que vous souhaitez afficher.

     info

     Si vous prévoyez de prendre des photos ou des vidéos pendant la visite, vous devez d'abord demander l'autorisation. Indiquez votre objectif détaillé sous Détails supplémentaires. Equinix examinera votre demande.

   • Utilisez Upload File(s) pour ajouter des pièces jointes pertinentes à votre demande. Vos pièces jointes sont envoyées au personnel IBX sur site.

     • Ajouter jusqu'à 5 destinataires
     • La taille maximale de chaque fichier est de 2 Mo.
     • Vous pouvez téléverser les types de fichiers suivants ( max.) : bmp, jpg, jpeg, gif, png, tif, tiff, txt, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pps, ppsx, pdf, vsd, vsdx.

9. Saisissez les informations de référence client. De nombreuses entreprises disposent d'un système de billetterie interne pour suivre les problèmes ou les articles commandés auprès d'Equinix. Ce champ permet de saisir vos informations de référence internes, telles que les numéros de bon de commande, les numéros de billet ou le texte descriptif.

   conseil

   Ces informations peuvent être recherchées sur l'écran historique des commandes et des tickets et apparaîtront également sur toutes les factures associées.

10. Sous Ajouter des informations de contact, vous êtes répertorié comme contact de commande et contact de notification. Vous pouvez éventuellement ajouter d'autres contacts de notification et/ou un contact technique.

    Remarque :

    • Le contact technique et le contact de notification peuvent être la même personne.
    • Vous pouvez sélectionner plusieurs contacts de notification, mais un seul contact technique.
    • Les contacts de notification reçoivent des notifications par e-mail sur le statut (et le prix, le cas échéant) du ticket.
    • Les interlocuteurs techniques ne reçoivent pas d'avis de réservation ou d'exécution.
    • Pour supprimer un contact de notification du ticket, cliquez sur l'icône X.

11. Cliquez sur Soumettre

info

Pour en savoir plus, consultez le Guide de santé et de sécurité IBX et partagez ces informations avec les autres visiteurs indiqués sur le billet.